PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

          Komunikasi merupakan hal penting dalam sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen dalam organisasi. Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian dan kenyamanan dalam bekerja. Hubungan yang hangat, ramah sangat dipengaruhi kemampuan seseorang untuk berkomunikasi dengan orang lain. Proses komunikasi yang kita lakukan tiap hari berfungsi untuk memupuk dan memelihara hubungan kita dengan lingkungan atau dalam organisasi. Oleh sebab itu ketrampilan berkomunikasi memiliki arti penting dalam kehidupan organisasi.

         Organisasi terbentuk karena adanya kesamaan tujuan yang dimiliki tiap anggota. Orang yang tertarik untuk bergabung dalam suatu organisasi memilki alasan yang beragam. Ada yang karena alasan profit, tuntutan profesi, penyebaran ideologi maupun pemenuhan kebutuhan sosial. Organisasi juga dapat dikatakan sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. Budaya organisasi terbentuk melalui interaksi antaranggota.  Bahkan bisa dikatakan, ibarat organisasi adalah tubuh makhluk hidup maka komunikasi adalah darah yang mengalir dalam tubuh organisasi tersebut.

       Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Sendjaja (1994) menyatakan fungsi atau peran komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

1.  Fungsi Informatif, yaitu dengan adanya komunikasi dalam organisasi yang baik maka akan terciptanya suatu informasi baru yang tepat, benar dan baik. Informasi sangat dibutuhkan oleh para anggota organisasi, karena informasi tersebut dapat digunakan untuk melaksanakan kewajiban masing-masing anggota atau untuk mengatasi masalah yang ada dalam organisasi.

2.  Fungsi Regulatif, yaitu merupakan fungsi yang lebih mendekat kepada peraturan-peraturan dalam organisasi, seperti :

·  Kewenangan tataran manajemen untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan serta memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana peraturan yang ada.

·    Anggota organisasi membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

·  Adanya saluran komunikasi formal dalam organisasi dan laporan kemajuan organisasi.

·  Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

3. Fungsi Persuasif, yaitu dimana dalam sebuah organisasi pemimpin lebih memilih untuk mepersuasi atau melakukan sebuah komunikasi dengan tujuan mempengaruhi kepercayaan bawahannya daripada memberikan perintah. Dengan begitu pekerjaan akan dikerjakan oleh karyawan secara sukarela dan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar terhadap organisasi dibanding dengan pimpinan yang sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif, yaitu setiap organisasi akan menyediakan saluran organisasi agar anggotanya dapat melakukan pekerjaan dengan baik. Beberapa saluran komunikasi dalam organisasi (menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss), yaitu :

•       Controlling style communication, yaitu adanya suatu maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Atau disebut juga sebagai gaya komunikasi satu arah.
•    Equalitarian style communication, yaitu anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Hal tersebut memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan.
•        Structuring style communication, yaitu memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan yang digunakan untuk menetapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
•         Dynamic style communication, yaitu memiliki kecenderungan agresif, yaitu menggunakan pesan untuk melakukan pekerjaan yang berorientasi pada tindakan.
•         Relinguishing style communication, yaitu kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah.
•       Withdrawal style communication, yaitu melemahnya tindakan komunikasi karena adanya persoalan antarpribadi yang dihadapi masing-masing anggota organisasi.

Komunikasi dapat terjadi karena adanya suatu kesamaan topik pembicaraan antar kelompok atau organisasi. Dengan adanya komunikasi maka secara tidak langsung akan menumbuhkan suatu budaya tersendiri bagi organisasi tersebut. Dalam proses komunikasi juga sering mengalami suatu hambatan-hambatan yang terjadi, berikut penjelsannya :

1.  Hambatan Teknis, yaitu keterbatasan fasilitas atau peralatan komunikasi sehingga sering terjadi lambatnya informasi yang sedang dibutuhkan untuk mengatasi masalah yang ada.

2.  Hambatan Semantik, yaitu adanya suatu penyampaian gagasan atau pendapat dari anggota organisasi yang kurang efektif dan efisien.

3.     Hambatan Manusiawi, yaitu adanya faktor emosi dan prasangka pribadi yang dialami masing-masing anggota organisasi karena merasa bahwa pendapat merekalah yang paling benar.